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Caja Menor

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Dirección: Calle 72 No. 11 - 86, Edificio P, Primer piso 
Bogotá D.C, Colombia- Sur América
Horario de atención: Lunes a viernes 8:00 a.m. a 5:00 p.m. - Jornada continua
Teléfono: (57-1) 594 1894 Ext. 141 y 232 

 


 

 

Concepto


Mecanismo ágil para el pago de viáticos, gastos de viaje y adquisición de bienes y servicios de carácter urgente, no incluidos en el Plan de Compras.

La Caja Menor se constituye por Resolución para cada vigencia Fiscal, previa solicitud de la Dependencia respectiva y se debe legalizar antes del 28 de diciembre. Para la constitución y legalización, consultar el procedimiento PRO001GSS y Resolución 0289 de 17 de marzo de 2011.

 


Ejecución de los procesos


Son actividades de Caja Menor:

 


Pago de viáticos y gastos de viaje


Tramitar pago de viáticos y gasto de viaje autorizados para pago a través de Caja Menor y diligenciar en el aplicativo SIAFI los viáticos que se pagan por la Subdirección Financiera - Tesorería, previa autorización del ordenador (Rector, Vicerrector o Director del Instituto Pedagógica Nacional), según partidad incluídas en el Plan de Compras y asignados a la Subdirección de Servicios Generales.

  1. La solicitud formal, que es el acto administrativo, se tramita mínimo con 5 días hábiles de anticipación y debe indicar el objeto, sitios, duración y gastos requeridos, si se requieren pasajes aéreos se deben presentar la solicitud 15 días antes del inicio de la comisión. Los viajes y gastos de viaje se legalizan en la dependencia que efectúa el pago.

  2. Para los requisitos, plazos de legalización y documentos que se deben presentar, consultar Resolución de viáticos reglamentaria vigente y el procedimiento PRO002GSS.


  3. Para comisiones de docentes de planta, consultar requisitos y procedimientos establecidos en el Acuerdo del Consejo Superior No. 033 de 2011.

 

Adquisición de bienes y servicios


Se tramitan por Caja Menor gastos urgentes hasta por tres (3) SMMLV, excepto viáticos, gastos de viaje y erogaciones en desarrollo de eventos, los cuales se pueden pagar por un valor superior.

Las solicitudes y gastos deben ser legalizadas por el funcionario de la Dependencia respectiva (Rector, Secretario General, Vicerrector, Decano, Jefe de Oficina, Jefe de Departamento, Jefe de Subdirección, Director del Instituto Pedagógico Nacional, Coordinadores de Proyecto), según el caso, mediante facturas con los requisitos de ley, a nombre de Universidad Pedagógica Nacional, o documentos que respalden los gastos.

Para solicitud y pago de bienes y servicios con cargo a Caja Menor, legalizaciones y requisitos, consultar Resolución vigente, procedimiento PRO014GSS y normas expedidas por el Gobierno Nacional y Distrital, en materia de Impuestos.

 

Finalidad del proceso


Atención oportuna, satisfacción del usuario y apoyo a las actividades administrativas y académicas mediante la adquisición y pago de bienes y servicios con cargo al Presupuesto de Funcionamiento e Inversión, de conformidad con la normatividad vigente.
 
 


 

Equipo de trabajo

 

Héctor Enrique Vargas Martín
Técnico administrativo
hvargas@pedagogica.edu.co
(57-1) 594 1894 Ext. 232

Nidia Rosario Beltrán Beltrán
Auxiliar administrativo
nbeltran@pedagogica.edu.co
(57-1) 594 1894 Ext. 141