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Seguimiento y Evaluación

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CONTEXTUALIZACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO 2009 - 2013
 
El periodo 2009-2013 del Plan de Desarrollo Institucional conserva los ejes temáticos establecidos en el periodo anterior, afianzando y resignificando sus características y sentido. Los ejes temáticos son propósitos centrales que responden a grandes temas de interés académico y administrativo, en los cuales se fundamentan, orientan y organizan los programas, planes de acción y proyectos que, en desarrollo del plan son propuestos y emprendidos por las diversas instancias y estamentos de la Universidad, para el logro de los objetivos planteados a mediano y largo plazo.
 
Cada eje recoge las temáticas y expectativas de la Universidad y del sector educativo, que se consideran prioritarias para atender las aspiraciones, fortalecer sus logros y resolver las necesidades y problemáticas en procura del avance de la Universidad.
 
De igual manera el PDI da continuidad a los programas como unidades integradoras que organizan las acciones para el desarrollo de los ejes temáticos del plan, bajo un principio genérico de coordinación. Es una estructura de trabajo en la que se definen las directrices y determinan los medios que, articulados, permiten responder a visiones de futuro, mantener logros y dar una solución integral y permanente a problemas, a partir de la formulación de planes de acción y proyectos específicos.
 
Los planes de acción, concebidos como herramientas operativas de gestión, articulan actividades y recursos con el propósito de cumplir con los objetivos y metas específicos de las diferentes instancias académicas y administrativas de la Universidad. Permiten orientar la ejecución de metas y acciones definidas anualmente, para el logro de los objetivos propuestos en el PDI. Finalmente, los proyectos, como unidades de gestión del Plan, que forman parte integral de los planes de acción de la Universidad, vinculan actividades y recursos durante un período determinado y se ejecutan en el marco de una clara relación con los objetivos de los programas y con los ejes temáticos.
 
El seguimiento y evaluación del plan de desarrollo y de cada uno de sus componentes tiene la pretensión de comparar un patrón de deseabilidad (imagen objetivo determinada en el PDI) con lo que realmente sucede en su implementación. Se desarrolla desde la misma formulación hasta después de su ejecución y ofrece elementos para tomar decisiones, que ante todo beneficien el cumplimiento de la misión institucional.
 
La Universidad tiene en el seguimiento y evaluación una condición sustantiva para la transformación cualitativa del presente. Como práctica y argumentación permanente, posibilita a la UPN ser una Institución que aprende, toda vez que permite el análisis de los avances, resultados, efectos e impactos de las acciones realizadas, frente a las consignadas en los planes.
 
El   proceso de seguimiento y evaluación que se realice, debe caracterizarse, entre otros, por los siguientes aspectos:
 
·          Participación
·          Formación
·          Objetividad
·          Viabilidad
·          Validez  
 
 

Actores del proceso de Seguimiento
 
En el marco del proceso de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión, se han designado precisas responsabilidades entre los coordinadores de proyecto, las unidades de seguimiento y la Oficina de Desarrollo y Planeación, como a continuación se describe:
 
Coordinadores de proyecto: Son las personas responsables por la  gestión del proyecto, garantes institucionales de la obtención de los objetivos propuestos, y quienes ejercen la capacidad nominadora de los recursos asignados para tal efecto. En el marco del proceso de seguimiento, tienen las siguientes obligaciones:
 
a. Administración de los recursos humanos, físicos y financieros asignados al proyecto.
b. Se encargan de adelantar las gestiones institucionales e interinstitucionales, necesarias para la ejecución del proyecto.
c. Suministran la información sobre su proyecto a las instancias de dirección o de control que se lo soliciten.
d. Reportan semestralmente a la Unidad de Seguimiento y a la ODP los avances del proyecto, de acuerdo con el cronograma de actividades consignado en la ficha de programación. Esta actividad se desarrolla bajo un esquema de autoevaluación, que ejecuta el coordinador junto con el equipo de trabajo del proyecto, en el formato diseñado por la ODP para tal fin.

 
Unidades de seguimiento: Son unidades académicas y administrativas que acompañan al coordinador de proyecto, a lo largo de su ciclo de desarrollo: formulación, viabilización, ejecución, seguimiento y evaluación. Se definen igualmente como  unidades de control jerárquico, asignadas por el Rector, de acuerdo con criterios de pertinencia técnica, académica y funcional. Sus funciones en el proceso son:
 
a.    Priorizan  las iniciativas de inversión de su área, que luego serán sometidas a consideración del Rector, el Consejo Académico y el Consejo Superior.

b.    Designan a los coordinadores de los proyectos viabilizados por el Consejo Académico y el Consejo Superior.
 
c.    Avalan las fichas que se inscriben cada vigencia en el Banco de Proyectos.
 
d.    Conceptúan sobre la calidad, pertinencia y oportunidad de los resultados de los informes semestrales de seguimiento que les envían los coordinadores de proyecto.

e.    Deciden sobre la continuidad o no de los proyectos de inversión, según los resultados del seguimiento.

f.     Designan los evaluadores del proyecto, cuando se pasa a la fase de evaluación de impacto.

 
Oficina de Desarrollo y Planeación –ODP-: Es la unidad institucional en donde confluyen y se integran los informes sobre proyectos, programas y presupuestos para su debida sistematización, análisis y divulgación. La ODP tiene como función la administración del Banco de Proyectos de la UPN, incorporando para ello los criterios de gestión de los recursos de inversión, establecidos cada vigencia por las unidades de dirección de la Universidad: Rector, Consejo Académico y Consejo Superior. Del mismo modo se encarga de coordinar el proceso de seguimiento y evaluación de los proyectos del Plan de Desarrollo Institucional, ejecutando las siguientes actividades:
 
a. Definición de la metodología e instrumentos para el proceso de seguimiento.
b. Concertación del cronograma del proceso para cada vigencia, con las unidades de seguimiento y el Rector.
c. Sistematización de los formatos de autoevaluación que diligencian los coordinadores de proyecto.
d. Emisión de conceptos y observaciones técnicas sobre la ejecución de los proyectos.
e. Elaboración del informe consolidado de seguimiento de cada semestre, para conocimiento de las unidades de dirección de la Universidad.
 
 

Instrumentos y Resultados
 
Los instrumentos para adelantar el proceso de seguimiento de proyectos son:
 
- Banco de Proyectos UPN: Componente del Sistema de Planeación, donde se registran las iniciativas de inversión, viabilizadas por las unidades de seguimiento. En el software del Banco reposan las fichas de programación de los proyectos, en las cuales se establecen objetivos, metas, resultados, cronograma, y plan financiero del proyecto. Las fichas de inversión de los proyectos son el punto de partida para el proceso de seguimiento.
 
- Las fichas de autoevaluación: Son instrumentos para el seguimiento, que deben diligenciar los coordinadores de proyecto cada semestre; validar y conceptuar las unidades de seguimiento; y consolidar en un informe general la ODP. 

- La Ejecución Presupuestal y Financiera: Reportada por la División Financiera, indica el nivel de ejecución presupuestal de cada uno de los  proyectos, durante el semestre objetivo de seguimiento.
 
- Sistema de Direccionamiento Estratégico de la UPN: Es un sistema de información utilizado por la Oficina de Desarrollo y Planeación para la formulación, el seguimiento y la evaluación de los Planes de Acción y de los Proyectos de Inversión.
 

Resultados
 
A partir del proceso de seguimiento, se obtiene un informe consolidado por semestre, el cual recoge los aspectos más relevantes de la ejecución de los proyectos de inversión: sus logros y dificultades; y un balance de aquellos procesos institucionales asociados a la gestión de la inversión. Dicho informe se remite para conocimiento del Rector, el Consejo Académico y  las Unidades de Seguimiento, y sirve como insumo para las decisiones de la dirección de la Universidad.